Als de beste indeling te veel mogelijkheden heeft

De vuistregel van honderden voorbeelden geldt hier niet. Wat ik nodig heb is de lijst van wat mag en wat moet, en dat is een heel ander gesprek. Het goede nieuws: je hoeft niets te verzamelen. Het slechte: de helft van die regels staat nergens opgeschreven.

Harde regels en zachte regels zijn niet hetzelfde, en dat onderscheid is het halve werk. Een hard regel is wetgeving of fysiek: die mag nooit gebroken worden. Een zachte regel is een voorkeur: liever niet twee late diensten achter elkaar, liever dezelfde chauffeur bij dezelfde klant. Zachte regels botsen met elkaar, en dan moet iemand zeggen wat zwaarder weegt. Dat is de vraag die het meeste tijd kost en die niemand van je kan overnemen.

Verder een stuk of tien planningen zoals je ze de afgelopen tijd met de hand gemaakt hebt. Niet om van te leren, maar om tegen af te zetten: als het model daar niet beter uitkomt, is het niets waard, en dan wil je dat weten voordat je het in gebruik neemt.

Er is hier geen “nauwkeurigheid”. De uitkomst is geen voorspelling die goed of fout kan zijn, maar een keuze die beter of slechter is dan de keuze die je nu maakt. Dus wordt er vergeleken, op de getallen die jij belangrijk vindt: gereden kilometers, overuren, omsteltijd, aantal keer dat een voorkeur geschonden wordt.

Daar hoort een tweede toets bij die vaker doorslaggevend is dan de eerste: kan een mens de uitkomst uitleggen aan wie het raakt? Een rooster dat vier procent efficiënter is maar dat niemand kan verantwoorden aan het team, gaat het niet halen. Daarom rekent het model niet alleen de indeling uit maar ook waaróm die zo is, in termen van jouw eigen regels.

En er is een grens aan rekentijd die je vooraf afspreekt. Een planner heeft vijf minuten, geen nacht. Een model dat in vijf minuten dicht bij het optimum komt is bruikbaar; een model dat na acht uur het optimum bewijst, is dat niet.

De regels die niemand opschreef. Dit is de klassieker, en hij komt altijd op hetzelfde moment: het model stelt iets voor, en de planner zegt “dat kan natuurlijk niet”. Vraag je waarom, dan blijkt er een regel te bestaan die iedereen kent en die nergens staat. Dat is geen tegenslag maar de manier waarop dit werk gaat, en het is de reden dat er meerdere rondes met de planner in de opdracht zitten in plaats van één intake.

Een optimum dat technisch klopt en sociaal niet houdbaar is. Het model verdeelt de vervelende diensten precies eerlijk over het jaar, maar geeft één persoon drie weekenden achter elkaar omdat dat later gecompenseerd wordt. Rekenkundig klopt het. Menselijk is het einde verhaal. Zulke dingen komen er pas uit als je het naast een echte planning legt.

En soms is de uitkomst dat je het niet nodig hebt. Als er maar twee manieren zijn om het in te delen, is er niets te optimaliseren; dan is een overzichtelijk scherm meer waard dan een model. Dat hoor je van mij liever in week één dan in week zes.

Dit is geen planningssysteem. Er komt geen schermenpakket waarin je je hele planning gaat voeren, met gebruikers en rechten en een app voor de medewerkers. Dat is een product en geen opdracht, en het kost een veelvoud. Wat je krijgt is een model dat één vraagstuk uitrekent, met een manier om er iets in te stoppen en er iets uit te halen.

Er is ook geen model dat je huidige planner overbodig maakt. De uitkomst is een voorstel; degene die het nu doet, beoordeelt het en past het aan. Dat is niet bescheidenheid maar hoe het werkt: het model kent alleen de regels die je hebt opgeschreven, en hij kent ook de rest.